Ammettiamolo. Se c’è una cosa che tutti quanti sopportiamo poco sono le riunioni. Nella mia carriera ho partecipato a numerosissime (troppe) riunioni e per ciascuna di esse c’era sempre il commento di qualcuno che si lamentava per la perdita di tempo.
La peggior riunione alla quale ho partecipato è durata oltre otto ore…. Ne sono uscito esausto, scontento e anche un po’ arrabbiato per come era stata condotta.
Secondo recenti statistiche, il 71% delle riunioni di lavoro sono considerate improduttive. Solo negli Stati Uniti, meeting infruttuosi causano perdite stimate in 37 miliardi di dollari all'anno. Più di 2/3 dei dipendenti ritengono che le riunioni ostacolino il completamento del lavoro.
Ecco che quindi le riunioni possono essere contestualmente:
- necessarie – a volte essenziali;
- dei killer della produttività.
Questo blog post risponde proprio alla domanda: "Come posso far bilanciare questi due lati della medaglia e rendere una riunione efficace?"
Categorie, fasi e variabili
Innanzitutto, ci sono due macro categorie di riunione: quelle non decisionali (aggiornamenti, presentazioni, consegna riconoscimenti, ecc.) e quelle decisionali (brainstorming, soluzione di problemi, individuazione degli obiettivi del team, pianificazione, ecc). La linea di demarcazione tra i due tipi non è sempre netta. Ad esempio, una riunione del primo tipo può anche trasformarsi in decisionale.
Ogni riunione è divisa in tre fasi:
la fase preparatoria, ossia da prima della convocazione sino al momento dell’inizio della riunione stessa
la fase esecutiva che include esclusivamente il tempo della riunione stessa
la fase a posteriori, dalla fine della riunione al completamento di tutte le azioni che sono scaturite (generalmente presente solo nelle riunioni decisionali)
L'errore che viene comunemente commesso sia da chi organizza che da chi partecipa ad un incontro è quello di concentrarsi solo sulla seconda fase - quella esecutiva. In realtà, sono tutte egualmente importanti e trascurare un aspetto della riunione significa comprometterne il risultato.
All’interno di ogni fase, ci sono quelle che io chiamo le variabili, ossia gli elementi sui quali l’organizzatore della riunione può esercitare controllo e che determinano l’efficacia di un incontro.
É come se ci trovassimo davanti ad un mixer con ogni tipo di regolazione per controllare l’audio. La combinazione dei livelli di ciascun segnale può rendere il suono più o meno pulito. Basta poco a rovinare l’audio.
Lo stesso discorso vale per le riunioni: le variabili che si possono controllare devono essere gestite al meglio in modo da rendere il tempo trascorso in un incontro il più proficuo possibile.
Esattamente come per il mixer per il quale non esiste un settaggio standard perfetto ma deve essere regolato di volta in volta in base al tipo di stanza, agli strumenti, all’effetto che si vuole ottenere e altro, anche nel caso delle riunioni non è possibile definire dei parametri standard che volgono in ogni occasione. Fattori come cultura organizzativa, strumenti tecnologici a disposizione, struttura e molti altri rendono le variabili assolutamente uniche per ciascun incontro.
A meno non si voglia perdere e far perdere tempo a tutti gli altri, l'unico minimo comun denominatore è l’obiettivo dell’efficacia, ossia l’ottenimento del massimo risultato avendo usato il minor numero di risorse possibili.
Scarsa efficacia significa minor produttività e maggior malcontento. In alcuni casi “cronici”, si parla addirittura di sindrome da recupero della riunione, quando tutti coloro che hanno partecipato ad un incontro sono esausti e fanno fatica a rimettersi a lavoro.
Fase 1: la preparazione ad una riunione
Partiamo dalla prima fase, che deve essere approcciata ricordando le parole di Benjamin Franklin:
"Fallire nel prepararsi è prepararsi a fallire."
Le variabili della prima fase sono
obiettivo: Andando oltre il semplice motivo per il quale una riunione viene convocata, la domanda che l’organizzatore della riunione deve porsi è quindi: “qual è l’obiettivo (o gli obiettivi) che voglio ottenere dalla riunione?” La lista deve essere chiara e inequivocabile.
essenzialità: prima di mandare l’invito ad una riunione, è bene chiedersi: “se non potessi organizzare la riunione, potrei raggiungere lo stesso risultato con la medesima presunta efficacia usando altri mezzi (ad esempio, mail o sistemi informatici)?” Se la risposta a questa domanda è “Sì”, allora la riunione non è necessaria.
agenda: l’agenda della riunione deve essere completamente orientata al raggiungimento dell’obiettivo prefissato, possibilmente iniziando dagli argomenti che hanno una rilevanza maggiore e che sono quindi prioritari in modo che siano trattati anche se la discussione dovesse protrarsi e il tempo a disposizione non dovesse essere sufficiente.
tempo: una stabilita l’agenda, è necessario allocare il tempo necessario al completamento degli argomenti stabiliti. Il tempo è una delle risorse più preziose e quindi incide in maniera inversamente proporzionale sulla efficacia della riunione. In altre parole, troppo o poco tempo significa poca efficacia. Per usare un parametro di riferimento, considera che ad Amazon – modello indiscusso di efficienza e produttività - una riunione non può durare più di 30 minuti!
giorno della settimana e orario del giorno: la scelta che l’organizzatore deve fare deve essere mirata a favorire tutte le tre fasi della riunione (pre, durante e post). Ad esempio, il venerdì pomeriggio potrebbe essere favorevole per un aggiornamento importante, mentre il mercoledì in tarda mattina è ideale per una riunione in cui devono essere prese decisioni importanti.
partecipanti: questa è l’altra risorsa fondamentale sui cui bisogna essere quanto più “avari” possibile. Fissata l’agenda e gli obiettivi, i partecipanti devono essere lo stretto numero indispensabile e adeguatamente qualificati per partecipare alla conversazione e raggiungere il risultato. Tutti gli altri possono rimanere nei propri uffici a lavorare.
ruoli e regole: in ogni riunione ci sono alcuni ruoli da assegnare, come chi presiede o chi minuta l’incontro, oppure chi esporrà argomenti. Le regole invece forniscono una struttura alla riunione (durata massima degli interventi, periodo dedicato alle domande, posizione di chi espone, ma anche uso di dispositivi mobili, ecc.)
luogo: inutile dire che ogni riunione deve essere svolta nello spazio più idoneo al numero di partecipanti e ai supporti necessari per lo svolgimento della stessa. Questo fattore deve essere valutato a prescindere dal fatto che la riunione sia effettuata in presenza, online o in modalità mista.
documenti: l’organizzatore deve anche indicare o inviare i documenti che servono ai partecipanti per arrivare preparati alla riunione.
Tutte le variabili sopra esposte devono essere contenute all’interno della convocazione della riunione e distribuite ai partecipanti in modo che siano a conoscenza degli aspetti generali dell’incontro.
Fase 2: esecuzione della riunione
Una volta inviata la convocazione, ci si può cominciare a concentrare sulla seconda fase: quella esecutiva!
La fase esecutiva inizia e finisce quando comincia e termina la riunione vera e propria, inclusi quei minuti che immediatamente seguenti o precedenti l'incontro generalmente dedicati a saluti.
Le variabili che l’organizzatore potrà regolare sono:
ice-breaker: un breve momento di socializzazione prima della riunione può essere raccomandabile, soprattutto se non tutti i partecipanti si conoscono.
inclusività: considerante che i partecipanti sono già stati ridotti al minimo essenziale, è bene fare in modo che tutti partecipino attivamente e che lo facciano sentendosi a proprio agio.
parcheggio delle domande: come spesso succede, qualcuno farà domande che necessitano una risposta particolarmente prolungata o che sono al di fuori dello scopo della riunione. Lo strumento migliore in questo caso è quello del c.d. parcheggio, ossia la domanda viene registrata e la risposta sarà data al termine della riunione (se c’è ancora tempo) o successivamente.
stile di comunicazione: se dovete prendere la parola, il vostro obiettivo non è quello di cercare di mantenere svegli i partecipanti. La vostra missione è quella di condividere una informazione importante e fare in modo che gli astanti la colgano. Usate con intelligenza gli strumenti audio-visivi e il tempo a disposizione.
rinfresco: a seconda della durata della riunione o dell’orario, predisporre un piccolo rinfresco con acqua, o caffè o altro è uno trucchetto semplice per mantenere alto il morale e l’attenzione durante la riunione.
azioni: prima della fine della riunione, è opportuno ricapitolare con chiarezza le decisioni e le azioni che sono state stabilite nel corso dell’incontro, con l’individuazione del responsabile e della scadenza.
la domanda finale: una prima valutazione dell’efficacia della riunione può essere fatta chiedendo a tutti se hanno appreso qualcosa di nuovo durante l’incontro. Anche solo una risposta negativa potrebbe essere indice di margini di miglioramento.
Fase 3: azioni a posteriori
Ultimata la riunione, non è finito il lavoro dell’organizzatore. La fase a posteriori è più importante della riunione stessa in quanto dà senso e concretezza al tempo speso nella riunione.
Le variabili in questa fase sono:
Verbale della riunione: Il verbale deve includere gli elementi essenziali della conversazione, le decisioni prese e l'elenco delle azioni da intraprendere, scadenze e altro. Fortunatamente la tecnologia può essere d'aiuto, soprattutto per le riunioni online. Molte piattaforme, come Zoom, forniscono un riepilogo automatico della riunione.
Monitoraggio delle azioni intraprese, delle scadenze e delle decisioni prese: Anche in questo caso la tecnologia è di grande aiuto. Numerosi software di gestione dei progetti (come Trello, Monday o Asana) facilitano la fase di follow-up. Anche le agende o i documenti condivisi e i promemoria sono decisamente utili.
Feedback: un mio collega ripeteva spesso che "tutto è perfettibile ancorché migliorabile". Le riunioni non sono un'eccezione. Soprattutto per riunioni periodiche o frequenti, è opportuno chiedere un feedback sulla qualità degli incontri in modo da capire se c’è qualcos’altro che si possa attuare per incrementare l’efficacia.
Il contrario di riunione efficace è...
Nel chiudere questo articolo, ricordate che NON dovete convocare riunioni per:
- Affermare la propria leadership
- Fare team building (a meno che non siano dedicate solo a quello scopo)
- Semplicemente rispettare un programma
- Fare come gli altri
- Condividere informazioni che possono essere distribuite in una mail
- Prendere decisioni che una o due persone possono prendere
- Evitare di prendere una decisione
- Micromanagement
- Perdere tempo...
Ricorda che...
Non è sempre facile evitare tra gli scogli delle riunioni improduttive e inefficaci.
Per questo, i nostri servizi di coaching sono mirati anche ad aiutarti a trasformare ogni incontro in un momento di crescita collettiva e individuale.
Che tu stia cercando di migliorare la produttività delle tue riunioni, di affinare le tue tecniche di leadership o di elevare l'efficacia della tua squadra, Master Your Sea è qui per supportarti.
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